Elke maand geven we een kijkje in de financiële keuken van een organisatie. Deze maand staat het festivalseizoen centraal op het Business Controller Platform. Dat Ronnie Degen directeur en mede-eigenaar van De Feestfabriek is, zal weinig mensen misschien iets zeggen, maar dat verandert op slag als we daaraan toevoegen dat zijn bedrijf verantwoordelijk is voor de organisatie van onder meer het Zwarte Cross festival.

“Het begon met een feestelijke cross gelardeerd met wat muziek in 1997”, blikt Degen terug, “en later wilden we meer.” Dat ‘meer’ werd het grootste motorcross evenement van Europa. Maar ook dat was nog niet genoeg. “Onze droom was om die cross te combineren met een festival, waardoor we een breed publiek konden trekken.” Die droom is inmiddels meer dan in vervulling gegaan. “Nu organiseren we één van de grootste festivals van Nederland”, zegt Ronnie Degen met een enthousiasme die hem gedurende het gesprek niet meer zal verlaten. Behalve als we hem de vraag voorleggen hoe een familiefestival valt te rijmen met de toch wel ruige uitstraling die Zwarte Cross bij sommigen heeft.

“Het vooroordeel  dat Zwarte Cross heeft en dat trouwens ook geldt voor De Achterhoek waar het festival plaatsvindt, vinden we jammer. Het is in werkelijkheid een heel gemoedelijk festival en dat blijkt uit het groeiende aantal bezoekers. Die komen af op de beleving die we verkopen. Veel andere festivals moeten het hebben van grote artiestennamen. Wij hoeven de mensen niet te trekken met een aansprekende line up. Onze bezoekers komen voor de sfeer en genieten van live muziek, die in vrijwel alle stijlen ten gehore wordt gebracht. Houd je van rock, dan kun je daar terecht, maar heb je een voorkeur voor – ik noem maar wat – Tiroler muziek, dan kom je ook aan je trekken terwijl je kinderen zich vermaken in het Kinderparadijs.”

Als Degen daar nog aan toevoegt dat er een grote kermis is opgebouwd op het festivalterrein en een theaterweide waar meer dan 1100 theaterartiesten optreden en de dag met vuurwerk wordt afgesloten, dan is duidelijk dat welk vooroordeel dan ook naar het rijk der fabelen verwezen moet worden.

[quote]“We weten ongeveer op hoeveel mensen we kunnen rekenen en ook welk bedrag ze besteden. Op die gegevens kunnen we ons budget baseren.”[/quote]

Blijft wel de vraag hoe de organisatie die ooit een crossje met muziek organiseerde in staat is zo’n groot festival te managen. “Doordat we als het ware met het festival zijn meegegroeid”, luidt het antwoord. “Juist omdat we klein zijn begonnen, kennen we onze doelgroep heel goed. We weten ongeveer op hoeveel mensen we kunnen rekenen en ook welk bedrag ze besteden. Op die gegevens kunnen we ons budget baseren.”

Een budget met, zoals Degen het noemt, veel taartpunten. “Denk aan de beveiliging, verkeersmaatregelen, inkoop, productie, licht, geluid en andere technische zaken. En dan ben je er nog lang niet, want ook de uitgaven voor de artiesten, de inrichting van het terrein, promotie en publiciteit moeten worden begroot, net als de algemene kosten waaronder de diverse verzekeringen.”

Het festival vindt plaats in juli, maar in september van het jaar daarvoor werkt de organisatie aan de funding. “In november starten we de voorverkoop tegen een gereduceerd tarief, mede omdat op dat moment geen programma bekend is. Veel mensen kopen op dat moment al hun toegangsbewijzen in het vertrouwen dat we hun niet zullen teleurstellen. We vergelijken het resultaat van de voorverkoop met die van het jaar daarvoor en op grond daarvan maken we een inschatting van het totaal aantal bezoekers. Op die cijfers stellen we dan het definitieve budget vast.”

Over verzekeringen gesproken, dekken jullie je ook in voor slecht weer? “Eind juli is het weer doorgaans erg mooi. Mocht er een regenbuitje vallen dan blijven de mensen echt wel komen. In ons hele bestaan hebben het maar één keer meegemaakt dat het drie dagen achtereen regende. Maar het antwoord is ja: naast de reguliere verzekeringen voor onze mensen en het materiaal en uiteraard een aansprakelijkheidsverzekering, hebben we ook een evenementendekking die onder meer bij schade door slecht weer uitkeert.”

Vallen ook de vrijwilligers onder de aansprakelijkheidsdekking?

Ron Degen zegt dat dit het geval is, maar voegt daaraan toe: “Wij spreken niet van vrijwilligers, dat vinden we geen vorm van maatschappelijk ondernemen. Wat we doen is het betrekken van organisaties en verenigingen bij het festival. Wij sponsoren die verenigingen en in ruil leveren zij ons mankracht daarvoor. Op die manier voelt iedereen zich bij het evenement betrokken.”

De Feestfabriek beperkt zich niet tot de organisatie van Zwarte Cross. “Twee jaar geleden startten we met Mañana Mañana, zeg maar het tegengestelde van Zwarte Cross, een evenement voor mensen die willen onthaasten en zich willen onderdompelen in een soort Woodstock-gevoel. Het landgoed stroomde vol met kampeerders, hele gezinnen, folkies, Bourgondiërs, neohippies  en andere levensgenieters uit vele windstreken en van alle leeftijden.”

[quote]“Ja, we nemen best risico’s”, zegt Degen met gevoel voor understatement[/quote]

Maar ook neemt het bedrijf met 25 medewerkers initiatieven die niets met evenementen te maken hebben. Wat te denken van Nozem Oil, een ‘smerig lekkere shooter’, ofwel een drank gemaakt van verschillende citrusvruchten en chili en, die volledig in eigen beheer is ontwikkeld. “Ja, we nemen best risico’s”, zegt Degen met gevoel voor understatement, “we durven te investeren en ervoor te gaan.” Dat blijkt ook de uitgave van een kinderboek met Achterhoekse verhalen en het op de markt brengen van een eigen vuurwerkpakket. “Met het bewandelen van deze zijpaden verhogen we de naamsbekendheid.”Maar voor Degen en zijn mensen staat één ding voorop: “We kijken eerst of we het leuk vinden om een nieuwe activiteit te starten. Daarna kijken we of die iets oplevert en dat kan zijn in geld, maar ook in de vorm van naamsbekendheid.”