Interview met Rob Schapink, zelfstandig adviseur en docent aan de Erasmus School of Accounting & Assurance | Door Jan Aikens, redacteur Findinet

Werkzaamheden worden steeds meer uitgevoerd in de vorm van projecten en daardoor wordt de bijbehorende control belangrijker.

“Van functionarissen wordt verwacht dat zij snel en effectief doorgronden welke factoren bepalend zijn voor een succesvolle uitvoering van een project. En wel in een zo vroegtijdig stadium dat zij niet achter de feiten aanlopen, maar kunnen ingrijpen voordat het leed daadwerkelijk geschied is.” De term leed kan je vertalen in allerlei verschillende incidenten, legt Rob Schapink uit. Hij is zelfstandig adviseur en ook docent aan Erasmus School of Accounting & Assurance, de Universiteit van Amsterdam en bij Avansplus. Schapink verzorgt als hoofddocent tevens de opleiding Project Control van Euroforum.

Als van iemand verlangt dat die alle risico´s vóór moet zijn die zich tijdens een project kunnen voordoen, dan betekent dat dat projectmanagers en controllers een soort duizendpoot moeten zijn. `Het is natuurlijk niet de bedoeling dat zij de rol van de projectuitvoerders overnemen`, neemt Schapink op voorhand een mogelijk misverstand weg. `We zien immers dat steeds meer bedrijven samenwerking zoeken met andere clubs. Zij hebben vaak de specialistische kennis niet zelf in huis die voor een project nodig is, dus huren zij die in. In de steeds complexer wordende samenleving is dat geen luxe, maar een werkvorm waaraan je niet meer ontkomt. Als je die trend waarneemt, dan is het vanzelfsprekend dat de eigen mensen van het bedrijf niet tot in detail de materie van het project beheersen, anders hoef je de expertise niet van buiten aan te trekken. De kunst voor projectmanagers en controllers is te monitoren of een voorgesteld project succesvol zal zijn, goed voorbereid wordt en volgens plan verloopt.`

Naar de praktijk vertaald betekent dit dat de kern van projectmanagement bestaat uit het snel herkennen van mogelijke risico´s. Of zoals Rob Schapink het formuleert: “De centrale vraag die je beantwoord wilt hebben is: waar kan een project mis gaan en hoe grijp je in als het inderdaad mis gaat. Daar kom je achter door aan de uitvoerende partijen de goede vragen te stellen, na te gaan of ze het project goed doordacht hebben, niet met irreële aannames werken, het vertrouwen van je bedrijf verdienen, het doel van het project duidelijk genoeg omschrijven enzovoort. Juist omdat je daarover een waardeoordeel wilt geven is het zaak dat je stevig in je schoenen staat en je niet van je stoel laat blazen door argumentaties die in feite de kern van een project niet raken. Je moet met andere woorden de vaardigheid hebben om te beoordelen of de projectomschrijving op alle gebieden realistisch en haalbaar is en of daar het resultaat uitkomt dat met het project beoogd is.”

Hoe kan een projectmanager met een administratieve achtergrond dat dan technisch beoordelen? “Door zich bijvoorbeeld bepaalde communicatievaardigheden eigen te maken. Een goede communicatie met de specialisten is van uitermate groot belang. Die hebben vaak een eigen invalshoek en probeer die te doorgronden. Dat kan door het stellen van de juiste vragen, maar ook door hen uit te dagen zelf voorbeelden van problemen te noemen die zich kunnen voordoen. Door hen op te dragen een lijstje te maken van mogelijke knelpunten. De kans dat een project volgens het meest optimistische scenario wordt afgerond is klein. Het is dus belangrijk om tijdens de voortgang van het proces de vinger aan de pols te houden, te blijven vragen of alles volgens plan verloopt. Niet als iemand die hinderlijk toetst, maar als facilitator.”

Wat Schapink daarmee bedoelt: “Laat je rapporteren, houd de uitvoerders scherp, maar geef ze intussen de zekerheid dat ze tijdig bij je kunnen aankloppen als iets mis dreigt te gaan. Omdat ze weten dat je dan met ze meedenkt en kan helpen de gereedschappen aan te reiken om bijvoorbeeld een tijdsachterstand in te lopen of een budgetoverschrijding zoveel mogelijk te beperken. Dat vraagt niet alleen administratieve of technische kennis, maar ook menselijke vaardigheden. Weten waar je gas moet geven en wanneer je op de rem moet trappen.”

Schapink weet dat mensen vaak het meest hebben aan concrete voorbeelden. “Daarom verheug ik me op de sessies waarin de deelnemers zelf vertellen over de projecten die zij hebben meegemaakt en de ervaringen die zij hebben opgedaan. Dat geeft niet alleen een inkijk in cijfers en regels, maar ook in de manier waarop in de praktijk bepaalde valkuilen vermeden kunnen worden.